Assinatura de softwares: como gerir essa despesa corretamente?
Segundo a Statista, empresa especializada em dados de mercado e consumidores, o uso de softwares corporativos mais do que dobrou na década entre 2010 e 2020. Só em 2021, as despesas com assinatura de software somaram 605 bilhões de dólares no mundo todo. Para esse ano, espera-se que os gastos de TI com essa funcionalidade apresentem crescimento de 11% e alcance a marca de 672 bilhões de dólares.
Ela consiste na obtenção de um software, qu
e pode ocorrer por meio do desenvolvimento ou de um licenciamento. Existem vários tipos deste contrato, que firma parceria entre o fabricante e a pessoa/empresa a fim de proteger os direitos autorais do proprietário e garantir as funcionalidades contratadas.
O SaaS, por exemplo, é um dos tipos de assinatura mais comuns nas empresas, pois ele é bastante vantajoso. Nessa modalidade, o software funciona como um serviço e paga-se taxas proporcionais às funcionalidades utilizadas, número de usuários ou outras métricas conforme o contexto.
Algumas plataformas de gestão tem o modelo de contratação pelo próprio usuário conforme os planos disponibilizados por eles, onde o produto fica responsável por manutenções, atualizações, disponibilidade e segurança dos dados.
Os benefícios são inúmeros, como economia ao pagar apenas pelo que é utilizado, personalização, segurança, investimento inicial pequeno e suporte. Hoje, os mais conhecidos softwares por assinatura são Google Drive, Dropbox, Adobe Creative Cloud, softwares de CRM e ferramentas de e-mail marketing.
Uma dúvida muito frequente entre os empresários é como as empresas podem contabilizar esses gastos? A assinatura é classificada como despesa corrente, ou seja, não impacta diretamente na formação ou aquisição de bens de capitais. Diferente do desenvolvimento de software, que é categorizado como capital, já que faz parte do ativo intangível.
Para otimizar a área financeira é preciso seguir algumas dicas, como fazer um inventário, adotar centros de custos, usar ferramentas de gestão e cartão corporativo nos pagamentos.
Com a adoção de um cartão PJ pré-pago por departamento, por exemplo, fica muito mais fácil a identificação da origem dos valores em tempo real -- minimizando gastos fantasmas comuns quando há um mesmo cartão corporativo para diversos departamentos. Além disso, como ele funciona também como teto de gastos, evitando assim que o orçamento ultrapasse o limite estabelecido.
Afinal, essa modalidade também melhora a autonomia dos departamentos, que possuem maior liberdade para gerir seus valores disponíveis, reduzindo pedidos de aprovação ao financeiro para cada investimento/pagamento. Assim, a gestão de despesas e prestação de contas, não só de assinatura de software, torna-se muito mais prática ― com ganho de tempo para todos os envolvidos.
(*) Thiago Campaz é CEO e co-fundador do VExpenses.
Fonte: https://www.terra.com.br/noticias/tecnologia/como-gerir-corretamente-assinatura-de-softwares-corporativos,67a8931a3e4d436a65e0e7833a893c93i534wqnu.html
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